すぐに使える日本語と英語のビジネスメールの基本的な書き方

こんにちは♪
看護探究隊のあやぱんです。
この記事を読みに来てくださりありがとうございます♡

マナーのカテゴリーでは、他業界への転職を機に自身のビジネスマナー不足を痛感した看護師あやぱんが、「ビジネスマナー」や「おもてなし」を探究して習得していく過程を記録しています。

今回探究してまとめた内容は、「ビジネスメール」についてです。

こんな方には必見です‼️

日本語のビジネスメールの書き方がわからない人
英語のビジネスメールの書き方がわからない人
顧客に対するメールの書き方がわからない人

今回の記事のポイント

♡日本語のビジネスメールの基礎的な書き方ができるようになる。
♡英語のビジネスメールの基礎的な書き方ができるようになる。
♡お客さんへのメールの返し方がわかる。

明日試験あるけど大丈夫かな？
ビジネスメールの三原則
- 返信の三原則
- メール内容の三原則
日本語のビジネスメールの書き方
英語のビジネスメールの書き方

明日試験あるけど大丈夫かな？

現在私はシンガポールで転職活動中です。
来週面接を控えております。

そして、その面接に備えて明日人材派遣会社さんの方で、ビジネスメールの簡単なテストを行います。

前職で顧客対応はしてきたものの、私はきちんとしたビジネスメールの書き方を学んだことはないですし、経験値も少ないので不安です。苦笑

しかも、日本語だけでなく英語のメール文テストもあるので、ちょっと緊張します。

なので、今回は日本語と英語2つのビジネスメールの基礎的な書き方をここでまとめて整理していきます。

ビジネスメールの書き方は、ビジネスマンだけでなく知っておけば誰もが得をするマナーです。

看護師も上司だけでなく転職サポートのエージェントさんや転職先の上司とメールのやりとりをする機会があります。
そういう場面でビジネスメールの書き方を実践出来る看護師は、それだけで高評価もらえます。

なぜならば、看護師でビジネスマナーを出来る人が少ないから。

是非、この機会に私と一緒にビジネスマナーを学びましょう。

ビジネスメールの三原則

まずは、日本語と英語両方に共通して言えるビジネスメールの三原則についてです。

返信の三原則

迅速
明確
丁寧

看護の現場でも、報告はできるだけ早くと指導されてきましたが、ビジネスの場でも「迅速な返し」は共通して言えることのようですね。

返信が遅い=仕事が遅い人
↓
信頼度低下

看護の現場によっては、緊急度が高く日々忙しいので、簡潔かつ「明確」に報告するように新人の頃から指導を受けます。
何を言いたいのかが伝わらないと、先輩看護師もリーダーも後輩のサポートをすることはできません。

ビジネスの場も同じで、上司や顧客への返信は明確にすることを心がけましょう。
特にメールの返信は文字だけで相手に要件を伝えなければならないので、現場で直接報告するよりも難しいです。

でも、先輩看護師に報告するのと同じで、形式を覚えて場数を踏めばできるようになるようです。

また、ビジネスの場では、交渉や商談が多いので言葉のチョイスを間違えると相手に不信感を与えたり、不快にさせてしまう場合があります。

病院では顧客である患者さんが看護師のキャパに関係なく毎日来院してきます。
なので、看護師は基本的な言葉遣いやマナーができていれば、営業をしなくても患者さん(顧客)が減ることはありません。

しかし、一般的なビジネスは自ら顧客を取りにいったり、顧客をキープしなければならない場面が多いです。
なので、「丁寧」を心がけないと、顧客は離れてしまうのです。

日本の質が良いと海外からも言われるのは、日本の丁寧さが評価されているからだと、私はビジネスマナーを学んで思いました。

最初は難しいなー。と思いながら返信の三原則を学んでいましたが、私が返信の三原則を学んで最終的にわかったことは、相手の立場になって考え行動すれば、迅速かつ明確で丁寧な返信ができるようなるのではないか？ということです。

メール内容の三原則

敬語の正確さ
わかりやすさ
短さ

実は日本語だけでなく英語も、「敬語」のような丁寧な言い回しがあります。
英語は敬語というものがないからと言って、ビジネスの場でもカジュアルな態度や言葉を使用すると、上司や顧客からの評価が落ちてしまいます。

次にメール返信の三原則である明確と似ているのですが、メールの内容は「わかりやすさ」が重要です。

顧客の問い合わせメールに対して、専門用語を用いてメールを返しても顧客は理解できません。

患者さんにわかりやすく病状説明するのと同じで、相手の立場に立って考え顧客が理解できるメールの書き方をしないと顧客は離れてしまいます。

最後にメールの内容は「短さ」が重要なようですが、確かにメールが長文であると読む気をなくすことありませんか？

内容が濃いならまだしも、だらだらと文字が連なり何が言いたいのかがわからないと、メール相手も返信する気が起きません。

なので、メールの内容は短い内容で正確な敬語を用いてわかりやすく書きましょう。

メール内容の三原則は、メール相手の理解度を高めるために必要なテクニックです。

メール相手に一回で内容を理解してもらえれば、自分の仕事効率も上がります。

ビジネスの場でお互いにWinwinになる関係を作れそうな、三原則ですね。

とりあえず私は明日のメールテストで、日本語でも英語でもこの２つの三原則を守ってメールを書けるように心がけます。

日本語のビジネスメールの書き方

私は日本語のビジネスメールの書き方にも慣れていないので、とりあえず色々調べて、すぐに使える日本語のビジネスメールの形式を作ってみました。

①感謝と挨拶
(例)お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
○○会社の××と申します。

②要件
(正確な敬語でわかりやすく短い内容で)

③結びの言葉(=相手を思いやる言葉=心遣い)
(例1)他にも何かご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
(例2)ご多忙中、大変恐縮ではございますが、お手すきの際にご返信をいただけたら幸いです。

④結びの挨拶
何卒よろしくお願い申し上げます。

ビジネスメールに慣れていない人は、メール全体で自身の動作に対して「ご」をつけないように気をつけましょう。

+αなメールの書き方

②要件の部分では特にポジティブ・ライティングを意識すると良いでしょう。
例えばクレームの問い合わせであれば、謝罪をするより「貴重なご指摘への感謝」を伝えます。
マイナスな内容があったとしても「プラス→マイナス→プラス」と、内容を「サンドイッチ」にすると、顧客の不満や不快感を軽減できます。

英語のビジネスメールの書き方

英語のビジネスメールなんて、最近の転職活動で数回書いたくらいの私が、明日テスト受けるなんて…泣

とりあえず、英語のビジネスメールの形式だけ覚えてテストに臨みます。笑

①挨拶
Dear Mr(Ms).〇〇

②感謝
We appreciate your inquiry about〜.
(〜についてのお問い合わせありがとうございます。)
Thank you for your quick response.
(早速の返信ありがとうございます。)

③要件(結論から書く)
I am writing to enquire about〜
（〜についてお伺いしたいことがあります。）
I am writing in reference to 〜
（〜の件でメールを送らせていただきました。）

④結びの挨拶
Thank you for your cooperation.
（ご協力ありがとうございます。）
Thank you for your consideration.
（ご検討よろしくお願いします。）
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
（ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。）
I look forward to hearing from you.
（お返事お待ちしております。）

⑤結びの言葉
Best regards
Sincerely